02/28/09

A atual crise financeira, que certamente terá impactos econômicos negativos, faz com que a abordagem de "Lean IT" se torne ainda mais relevante e pertinente. Esta abordagem tem três pilares fundamentais: (a) Domínio dos Fornecedores Estratégicos; (b) Gestão da Demanda; e por último, e foco desta coluna, (c) Organização Enxuta de TI.

Uma organização enxuta de TI visa alocar os recursos da área em atividades de alto valor agregado, que denominamos capacitações diferenciadas. Na nossa experiência, todavia, esta não é a situação da maioria das empresas, onde apenas 20% dos recursos de TI estão, de forma geral, focados em capacitações diferenciadas. Uma abordagem de "Lean IT" permite uma redução de até 65% dos FTEs (fali time equivalem) por meio de uma melhor alocação dos recursos da área.

Uma organização enxuta de TI caracteriza-se por: (a) um modelo eficiente de gerenciar serviços; (b) serviços compartilhados focados na geração de valor e inovação; e (c) área de TI focada em capacitações estratégicas e diferenciadoras. Este tipo de organização permite que se substitua o gerenciamento complexo e custoso de um grande número de pessoas por um modelo eficiente de gerenciar serviços e fornecedores. Mais ainda, permite mais transparência nos custos e valor agregado de TI e facilita a eliminação de atividades de menor valor agregado, com a utilização de componentes padronizados, redução da complexidade e alavancagem das habilidades e especialização de parceiros.

Mais especificamente, a organização enxuta de TI deve focar em atividades estratégicas e diferenciadoras, tais como definição de arquitetura e padrões, políticas e princípios, compras e gestão de fornecedores estratégicos, gestão de desempenho e melhoria dos processos de TI, gestão de programas, desenvolvimento e capacitação contínua do quadro de funcionários e planejamento da segurança. As demais atividades devem ser realizadas pelos fornecedores estratégicos, um importante componente do pilar de Domínio de Fornecedores.

A definição adequada das atividades que devem ser executadas é um passo importante, mas não o suficiente para o seu bom funcionamento. É também fundamental definir adequadamente:

Direitos de decisão, com papéis e responsabilidades claros;

Motivadores que encorajem as pessoas, promovam avaliações justas, com reconhecimento e incentivos que privilegiem a eficiência, a redução de custos e aumentem a satisfação dos empregados e clientes;

Fluxo de informação eficiente que favoreça decisões efetivas e métricas que ajudem a encorajar os comportamentos desejados;

Estruturas leves, que garantam a própria capacidade gerencial, favorecendo amplitudes de controle e níveis otimizados na estrutura, e eliminando a existência de silos.

A implementação de uma organização enxuta de TI tem implicações importantes para a área, para os fornecedores e para os usuários. Os recursos passam a ser mais exigidos em atividades que necessitam de conhecimento e especialização, tais como estratégia, gestão da demanda e de fornecedores. Demanda-se, portanto, mais habilidades gerenciais.

Os fornecedores, por sua vez, necessitam melhorar sua capacidade de prover serviços dentro de níveis de desempenho específicos e determinados. Mais ainda, precisam tornar-se parceiros incentivados a participar dos esforços para atingir os objetivos do cliente a preços competitivos.

Os usuários, por fim, passam a ter uma maior transparência de custos e níveis de serviço. Passam, também, a ter a possibilidade de impactar custos por meio da escolha de níveis de serviços em linha com suas necessidades. Tal possibilidade requer mudanças nos processos de orçamento, alocação de custos aos usuários e provisão de fundos para TI.

Em resumo, uma organização enxuta de TI é focada em atividades de maior valor agregado, contando com recursos especializados e com capacidade gerencial, e trabalha em parceria com seus fornecedores e usuários. Parece simples e óbvio, mas a transição requer planejamento, esforço, gestão de mudança e novas capacitações.

Letícia Costa é Presidente da Booz Prática de Indústrias, América do Sul